Il tuo studio usa un gestionale per le cartelle pazienti, un sistema di booking per gli appuntamenti e RecallAI per i richiami. Tre software diversi, tre database separati. Come farli comunicare in tempo reale senza intervento manuale? La risposta e nei webhook: piccoli messaggi automatici che un sistema invia a un altro quando succede qualcosa di importante.
Cos'e un Webhook
Un webhook e un meccanismo per cui un'applicazione invia automaticamente dei dati a un'altra applicazione quando si verifica un evento specifico. Pensalo come una notifica push tra software: invece di controllare continuamente se c'e qualcosa di nuovo (polling), il sistema ti avvisa quando succede.
Esempio concreto:
- Il paziente completa una visita nel gestionale
- Il gestionale invia un webhook a RecallAI: "Il paziente Mario Rossi ha completato l'igiene dentale il 15 marzo"
- RecallAI riceve il webhook e pianifica automaticamente il recall per agosto
- Quando il recall converte in prenotazione, RecallAI invia un webhook al sistema di booking: "Mario Rossi ha prenotato per il 5 settembre alle 10:00"
- Il booking registra l'appuntamento e lo mostra nel calendario
Tutto in tempo reale, senza che nessuno tocchi nulla.
Anatomia di un Webhook
Un webhook e tecnicamente una chiamata HTTP POST verso un URL specifico. Contiene:
- URL di destinazione: l'indirizzo dove inviare i dati (fornito dal sistema ricevente)
- Payload: i dati trasmessi in formato JSON (nome paziente, tipo evento, data, dettagli)
- Header: informazioni di autenticazione per verificare che il webhook provenga da una fonte autorizzata
- Evento trigger: l'azione che ha scatenato il webhook (visita completata, prenotazione effettuata, recall inviato)
Configurare i Webhook: Guida Passo Passo
Scenario: Gestionale + RecallAI + Booking
Step 1: Identifica gli Eventi
Mappa tutti gli eventi che richiedono comunicazione tra i sistemi:
- Gestionale emette webhook "visita completata" verso RecallAI
- RecallAI emette webhook "prenotazione generata" verso il booking
- Booking emette webhook "appuntamento cancellato" verso RecallAI (per riavviare il recall)
- RecallAI emette webhook "recall completato" verso il gestionale (per aggiornare lo storico)
Step 2: Configura gli URL
Ogni sistema fornisce un URL dove ricevere i webhook. In RecallAI, lo trovi nella sezione Impostazioni - Webhook - URL di ricezione. Copialo e inseriscilo nella configurazione del gestionale.
Step 3: Mappa i Campi
Assicurati che i campi del payload siano mappati correttamente. Se il gestionale chiama il campo "nome_paziente" e RecallAI lo chiama "client_name", serve una mappatura per tradurre.
Step 4: Configura l'Autenticazione
Ogni webhook deve essere autenticato per evitare che dati falsi entrino nel sistema. RecallAI supporta autenticazione via API key, HMAC signature e Bearer token.
Step 5: Testa
Invia un webhook di test e verifica che il sistema ricevente lo processi correttamente. RecallAI include un tester integrato che simula webhook in entrata e in uscita.
Gestire gli Errori
Cosa succede se un webhook fallisce (il sistema destinatario e offline, l'URL e sbagliato, i dati sono malformati)?
- Retry automatico: RecallAI riprova l'invio del webhook dopo 1 minuto, 5 minuti, 30 minuti e 2 ore
- Coda di fallback: i webhook non consegnati vengono accodati e riprovati quando il sistema torna online
- Alert: dopo 3 tentativi falliti, il sistema invia un alert al responsabile tecnico
- Log completo: ogni webhook inviato e ricevuto e registrato con timestamp, payload e risposta
Webhook vs API vs Zapier
- Webhook: comunicazione evento-driven, in tempo reale. Ideale per azioni immediate (visita completata, prenotazione effettuata). Richiede configurazione tecnica minima
- API: comunicazione richiesta-risposta. Il sistema A chiede dati al sistema B quando ne ha bisogno. Piu flessibile ma richiede sviluppo
- Zapier/Make: piattaforme no-code che collegano sistemi diversi senza scrivere codice. Ideali per chi non ha competenze tecniche. RecallAI supporta anche queste piattaforme
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