Configurare un sistema di richiami automatici sembra complesso, ma con gli strumenti giusti puoi essere operativo in meno di 5 minuti. In questo tutorial passo-passo ti mostriamo come impostare i tuoi primi recall automatici con RecallAI, dalla registrazione alla prima campagna attiva.
Passo 1: Accedi alla Dashboard (30 secondi)
Dopo la registrazione, accedi alla dashboard di RecallAI. L'interfaccia e progettata per essere immediata: nella schermata principale vedi subito le azioni piu importanti. Non servono corsi di formazione ne manuali di centinaia di pagine.
Passo 2: Importa i Tuoi Contatti (2 minuti)
Hai due opzioni per caricare i tuoi contatti:
Import CSV: esporta i contatti dal tuo gestionale o da Excel in formato CSV. Caricalo nella sezione Import e il sistema mappa automaticamente le colonne: nome, cognome, telefono, email, data ultimo servizio. Se le intestazioni non corrispondono esattamente, puoi mapparle manualmente con un click.
Inserimento manuale: per piccoli volumi, puoi aggiungere contatti uno alla volta dal form dedicato. Utile per i primi test.
Il sistema valida automaticamente i numeri di telefono, rimuove i duplicati e segnala eventuali dati mancanti. Leggi la guida completa all'import CSV per casi avanzati.
Passo 3: Crea la Tua Prima Regola di Recall (1 minuto)
Vai nella sezione Automazioni e crea una nuova regola. Una regola di recall ha tre componenti:
Condizione: quando scatta il recall. Esempio: "ultimo servizio piu di 5 mesi fa" oppure "scadenza contratto tra 30 giorni".
Azione: cosa succede quando la condizione e vera. Esempio: "invia SMS con messaggio personalizzato" oppure "aggiungi alla lista chiamate di oggi".
Tempistica: quando eseguire l'azione. Esempio: "ogni giorno alle 9:00" oppure "immediatamente quando il contatto soddisfa la condizione".
Per iniziare, ti consigliamo una regola semplice: tutti i clienti che non vengono da piu di X mesi ricevono un SMS di richiamo. Il Motore AI Proprietario RecallAI suggerisce automaticamente il testo del messaggio basandosi sul tuo settore.
Passo 4: Personalizza il Messaggio (1 minuto)
RecallAI propone template di messaggio pre-ottimizzati per il tuo settore. Puoi usarli cosi come sono o personalizzarli. I campi dinamici disponibili includono:
- {nome} - il nome del contatto
- {ultimo_servizio} - la data dell'ultimo servizio
- {tipo_servizio} - il tipo di servizio effettuato
- {nome_azienda} - il nome della tua attivita
Esempio di messaggio: "Buongiorno {nome}, dal suo ultimo {tipo_servizio} del {ultimo_servizio} sono passati alcuni mesi. Le piacerebbe fissare un nuovo appuntamento? Risponda a questo messaggio o chiami il {telefono_azienda}."
Passo 5: Attiva e Monitora (30 secondi)
Attiva la regola con un click. Il sistema inizia immediatamente a identificare i contatti che soddisfano la condizione e a inviare i messaggi secondo la tempistica impostata.
Dalla dashboard puoi monitorare in tempo reale:
- Quanti messaggi sono stati inviati
- Quanti sono stati consegnati
- Quanti clienti hanno risposto
- Quanti appuntamenti sono stati fissati
Consigli per i Primi Giorni
Inizia con un segmento piccolo: non inviare recall a tutti i clienti il primo giorno. Parti con un gruppo di 50-100 contatti, verifica i risultati, e poi scala.
Testa gli orari: il Motore AI Proprietario RecallAI ottimizza automaticamente gli orari di invio, ma nei primi giorni puoi anche testare manualmente. In generale, il martedi e il mercoledi mattina (9:30-11:00) producono i tassi di risposta piu alti in Italia.
Monitora le risposte: i clienti rispondono? Cosa dicono? Le prime risposte ti danno informazioni preziose per migliorare il messaggio e l'approccio.
Aggiungi canali gradualmente: inizia con SMS, poi aggiungi WhatsApp, poi le telefonate per chi non risponde. Tutte le funzionalita multi-canale sono disponibili dal primo giorno.
Dopo i Primi 5 Minuti
Una volta che il primo recall automatico e attivo, puoi esplorare le funzionalita avanzate: regole multiple per diversi tipi di servizio, workflow multi-step con escalation automatica, integrazioni con il tuo gestionale, e reportistica avanzata. Ma il punto e questo: in 5 minuti sei gia operativo e stai gia recuperando clienti.